Seis pasos para la implementación exitosa de un ERP

Enterprise Resource Planning

El proceso de implementación de una nueva solución en Planeación de los Recursos Empresariales (ERP) es desafiante, aún cuando representa un gran beneficio a veces demanda cambios siginificativos. Las buena noticia es que si se hace de forma correcta se ganan beneficios perdurables en las operaciones de la compañía. La pregunta sería ¿cómo hacerlo de forma correcta? La clave es mantenerse enfocado y para hacerlo se requieren 6 consideraciones:

1. Entender el verdadero significado de la experiencia al implementarlo. Dado que ya decidió implementar una solución empresarial robusta, es probable que sea la última vez que tendrá que reemplazar su sistema crítico de negocios, cualquier cambio a futuro sería más bien una actualización o ampliación de la solución elegida.
Implementar un sistema ERP es un proyecto de administración de negocios, no un proyecto de TI, muchos conflictos se dan cuando éste se percibe y maneja como una iniciativa de TI y fallan en la obtención del soporte necesario para el negocio. Es importante no subestimar la gran escala del proyecto y el impacto que tendrá a través de toda la empresa, es muy probable que afecte cada aspecto de su negocio y a cada persona de la organización.

2. El compromiso total de los recursos adecuados al proyecto. Muchas empresas entran en dificultades debido a la asignación erronea de las personas que manejaran el proyecto. El équipo a cargo debe tener un alto conocimiento sobre el negocio, además debe ser creativo y capaz de desafiar el status quo cuando se necesite. Estas personas deben ser respetadas dentro de la organización y sus decisiones tienen que ser confiables de forma que se les permita operar sin una supervisión exhaustiva. Un proyecto de ERP es una excelente oportunidad para rediseñar y eficientar su negocio.


3. Estar preparado para controlar los cambios completa y eficientemente. A veces se puede subestimar el impacto que el ERP tendrá sobre su personal, el rol que desempeña cada quien, habilidades que se requieren y la estructura organizacional de la compañía. Fuera de la tradicional capacitación para el uso del sistema, también debería contemplarse un entrenamiento en un sentido más amplio. Deben resaltarse los objetivos de negocio deseados, una explicación a detalle de los nuevos procesos de negocio, los nuevos roles del personal y hacia donde debe dirigirse cada aspecto del nuevo sistema.
4. Planeación del manejo y medición de los beneficios. La supervisión administrativa necesita incorporar el efecto de los beneficios, así como el efecto en tiempo y costo. Tener en mente que los cambios dentro de la organizacion o distintos factores del medio pueden afectar positiva o negativamente el cumplimiento de la rentabilidad prometida. Este monitoreo debe llevarse a cabo para asegurar que se este obteniendo el mayor provecho posible.


5. Aceptación de una completa integración. Esta integración retará cada uno de los límites entre los diferentes departamentos tradicionales y funcionales.


6. Planeación de la terminación del proyecto antes de empezarlo. Otra falla en las organizaciones es el no contemplar las implicaciones a largo plazo que la introducción del ERP conlleva, si estas implicaciones se analizan y planean por adelantado, la efectividad del proyecto y los beneficios obtenidos se verán incrementados. Debe considerar como va a sostener el nuevo sistema a largo plazo, que aspectos se pueden llevar por outsourcing y cuales serían necesarios mantener dentro del negocio para maximizar el retorno de inversión.


Cuando se consideran las fuerzas internas y externas que intervienen en la implementación de un ERP, el camino seguido y los resultados a obtener nunca son los mismos entre cada compañía, sin embargo, los pasos antes mencionados ayudarán a mejorar las posibilidades de éxito cuando llegue el momento en tu empresa de implementar esta solución.

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